تسويق خدمات التدقيق الداخلي - للكاتب علاء ابو نبعه

 تسويق خدمات التدقيق الداخلي

علاء أبو نبعه -

صادرة من المدقق الداخلي مجلة متخصصة صادرة عن جمعية المراجعين الداخليين اليمنية العدد الثاني

المقال

طبيعة التدقيق الداخلي هي تقديم "خدمة"، فوفقاً لما ورد في تعريف جمعية المدققين الداخليين للتدقيق الداخلي، تقدم إدارة التدقيق الداخلي نوعين من الخدمات هما خدمات تطمينية/تأكيدية وخدمات استشارية. ويتضمن هذا التعريف تحديد نطاق عمل الإدارة ليشمل تقييم وتحسين مدى فاعلية أنظمة وعمليات الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والحوكمة. لذلك هناك عدد من أصحاب المصالح المعنيين بالتدقيق الداخلي من داخل المؤسسة وخارجها، ولكل منهم توقعات مختلفة من التدقيق الداخلي.

وكلمة "خدمة" تنطوي على معنى التواصل الشخصي بين المدقق الداخلي وأصحاب المصالح. وترتبط خدمات التدقيق الداخلي بشكل مباشر بالمدققين أنفسهم وعملهم باحترافية وبموضوعية وبمهارة. وينبغي على المدقق الداخلي أن يدرك أهمية تسويق خدماته إلى شركاء نجاحه في المؤسسة والعمل على زيادة وعي أصحاب المصالح بأهمية ودور التدقيق الداخلي في المؤسسة، ولهذا يحتاج كل مدقق داخلي إلى أن تتوفر لديه مهارات تسويقية ليتمكن من تعريف أصحاب المصالح بالدور الذي يقوم به وبتنوع الخدمات التي تستطيع إدارة التدقيق الداخلي إفادتهم وإفادة المؤسسة ككل بها، حيث أن الهدف الرئيس من وجود التدقيق الداخلي هو "إضافة قيمة". ومن المقولات الجميلة لـلاري هارينجتون، رئيس التدقيق الداخلي في شركة ريثيون الأمريكية: " في نهاية اليوم نحن لا نحصل على رواتبنا بناء على تقارير التدقيق التي نكتبها أو بناء على ما نتوصل إليه من نتائج، نحن نحصل على رواتبنا بناء ما فعلناه لجعل الشركة أحسن". ( )

لماذا هناك حاجة لتسويق خدمات التدقيق الداخلي ؟

وفقاً لجويل كرامر من معهد إم آي إس (MIS‏) للتدريب، تتضمن عملية تسويق خدمات التدقيق الداخلي " تعريف أصحاب المصالح بما نقدمه من خدمات، وطرح أمثلة تبين كيف أن هذه الخدمات عادت بالنفع على المؤسسة، ومن ثم إقناعهم أو تشجيعهم أو تحفيزهم للاستفادة مرة أخرى من خدمات التدقيق الداخلي ".

إن مهارات الاتصال والتسويق هي – برأي الكثيرين - من أهم المهارات الشخصية وغير الفنية التي يجب توافرها في المدققين الداخليين، حيث أنها سوف تمكنهم من معرفة وتحديد توقعات أصحاب المصالح ومن ثم إيجاد وتقديم قيمة/خدمة تلبي احتياجاتهم، وسوف تساعدهم في إدارة علاقاتهم مع جميع المعنيين بما يعود على المؤسسة بالنفع. كما تمكن هذه المهارات إدارة التدقيق الداخلي من ترسيخ مكانتها القوية والحفاظ عليها داخل المؤسسة، وتحسين نتائج أعمالهم، وتقديم توصيات ومقترحات قابلة للتنفيذ، وتعزيز الوعي بدورها الاستشاري في مختلف وحدات المؤسسة، وتشجيع عملاء التدقيق على لفت انتباه إدارة التدقيق إلى ما لديها من مشكلات لمساعدتهم على حلها، حيث من المتوقع أن يطلب عملاء التدقيق ممن كان لهم تجارب إيجابية الحصول على المزيد من خدمات التدقيق الداخلي.

التسويق لا يساعد في تعزيز العلاقات المهنية فحسب، بل يقوي العلاقات الشخصية مع أصحاب المصالح أيضاً، ويساعد في تغير نظرتهم عن المدقق الداخلي من أنه "شرطي" إلى أنه "ناصح أمين"، ومن أنه "يبحث عن الأخطاء وعمٌن يُلام" إلى أنه "شريك في إضافة قيمة حقيقية للعمل".

إن أصحاب المصالح المعنيين بالتدقيق لا يبحثون عن الجودة من الجانب الفني فحسب (مدى جودة أعمال التدقيق)، بل عن جودة الخدمات أيضاً (تجربتهم مع المدقق بشكل عام).

وسائل وطرق تسويق خدمات التدقيق الداخلي

وفقاً للزميل أيمن عبدالرحيم ( )، يعد الاستماع إلى أصحاب المصلحة وتفهُّم احتياجاتهم والأمور التي تشغلهم جزءاً مهماً من الدور الذي يؤديه رئيس التدقيق الداخلي. وتعتبر مهارات التواصل الفعالة في بناء علاقات إيجابية مع العاملين بالإدارة العليا وقادة العمل من أهم استراتيجيات التسويق. ومن الضروري إظهار احترافية رئيس التدقيق الداخلي ومهنية فريق التدقيق من خلال تحري الدقة في نقل القضايا المطروحة وترتيبها حسب الأولوية، هذا إضافةً إلى استخدام الكلمات الصحيحة في تقارير التدقيق الداخلي.

يعد الاستبيان الخاص بالتغذية الراجعة عن مهمة التدقيق (Audit Feedback Questionnaire) إحدى الأدوات الجيدة لمعرفة آراء عملاء التدقيق عما استفادوه من مهام التدقيق، ولتحديد أي مشكلات حدثت خلال عمليات التواصل معهم، ولتقييم توقعاتهم وهل تم تلبيتها، وبناء عليها يتم اقتراح التعديلات المناسبة التي يمكن إدخالها على استراتيجية تسويق خدمات التدقيق وعلى منهجيات التدقيق.

إن وضع سياسة رسمية للإبلاغ عن والتعامل مع أي اختلاف قد يحدث مع الإدارة العليا تعد إحدى استراتيجيات التسويق الأخرى المقترحة. وبالرغم من ندرة الحاجة للجوء لمثل هذه السياسة فإن وجود هذه الاستراتيجية يعزز الرغبة لدى إدارة التدقيق الداخلي للاستماع والتعامل مع الأمور بإنصاف.

لقد عمل ريتشارد تشامبرز (الرئيس التنفيذي للجمعية العالمية للتدقيق الداخلي) على تشجيع المدققين الداخليين -من خلال مدونته( )-على تطوير استراتيجية تسويقية لزيادة الوعي العام عما لديهم من قدرات. حيث كتب في مدونته: " نحتاج إلى وضع استراتيجية مدروسة من شأنها أن تزيد من درجة الوعي بقدراتنا وبالقيمة التي نقدمها، ذلك لأن تغيير الانطباعات ليس دائما بالأمر السهل. بمعنى آخر؛ علينا اتباع بعض الطرق التقليدية القديمة لتسويق خدماتنا حتى يعرف عملائنا متى يجب الاتصال بنا وما يتوقعون أن نقدمه لهم".

بداية الصندوق:

خمس نصائح لتسويق خدمات التدقيق الداخلي

وفقاً لريتشارد تشامبرز (الرئيس التنفيذي للجمعية العالمية للتدقيق الداخلي) تعد الطرق التالية من الوسائل المفيدة لتسويق خدمات التدقيق الداخلي:

1) عقد مقابلات شخصية مع أصحاب المصالح: الالتقاء بأصحاب المصالح الأساسيين بصفة دورية لمعرفة رأيهم بشأن إدارة التدقيق الداخلي. ومشاركتهم قصص نجاح أعمال التدقيق الداخلي.

2) إعداد عروض تقديمية احترافية: إعداد عروض تقديمية احترافية توضح ما يقوم به التدقيق الداخلي، واستخدمها في الاجتماعات التحضيرية لخدمات التدقيق وفي توجيه الموظفين والمدققين الداخليين الجدد.

3) إعداد تقارير دورية تحمل بين طياتها رسائل تسويقية عن انجازات التدقيق الداخلي: عندما تبلغ رئيس التدقيق الداخلي أو لجنة التدقيق عن مستوى الأداء، احرص أن تسليط الضوء على الإنجازات والخدمات الممكنة التي يقدمها فريقك.

4) إعداد نشرات عن التدقيق الداخلي وتوزيعها: تعتبر النشرات إحدى الوسائل الفعالة لترويج خدمات التدقيق الداخلي، وتظهر فائدتها عند البدء في عملية التدقيق أو العمل في مجالات جديدة للتدقيق أو العمل مع عملاء جدد.

5) إنشاء موقع إنترانت (شبكة داخلية) لاستخدامها من قبل مديرو الشركة التنفيذيون وموظفوها: إن كم المعلومات التي يمكن عرضها من خلال هذا الموقع أكثر بكثير من المعلومات المتوفرة من خلال العروض التقديمية أو النشرات. كما يمكن استخدام الموقع لنشر رسائل هامة عن التدقيق الداخلي، فضلاً عن إمكانية إدراج السير الذاتية لأعضاء فريق التدقيق الداخلي، وسياسات التدقيق، وإنجازات الإدارة. تجدر الإشارة إلى أن هذا الموقع يحتاج إلى التحديث بصفة دورية.

نهاية الصندوق:

يحتاج المدققون الداخليون دائماً إلى التحدث عن مهنتهم في برامج تدريب الموظفين الجدد وفي الاجتماعات الدورية وفي الاجتماعات الأولى في كل مهمة تدقيق. وبإمكانهم أيضا عرض الدور الذي يقوموا به في المؤسسة، وموقفهم، واستقلالهم، وما قاموا به من إسهامات ضمن التقرير السنوي للمؤسسة.

يمكن استخدام موقع إلكتروني خاص لإدارة التدقيق الداخلي للتعامل مع توقعات الأفراد الذين من الممكن ان يكون لديهم مفهوم خاطئ عن دور التدقيق (يؤخذ في الاعتبار استخدام الأسئلة المتكررة - FAQs).

خاتمة

إن بذل الجهود الفعالة لتسويق خدمات إدارة التدقيق الداخلي يجب أن تكون من أهم الأولويات لرئيس التدقيق الداخلي وفريقه. سيؤدي بذل تلك الجهود إلى قيام شراكة مثمرة بين أصحاب المصالح وفريق التدقيق الداخلي، هذه الشراكة لا تأتي من الصلاحيات التي تمنحها لجنة التدقيق لوظيفة التدقيق الداخلي، بل من اقتناع أصحاب المصالح بخدمات التدقيق الداخلي، ومن اقتناعهم بأن التدقيق هو حليف من يريد إحداث التأثير الإيجابي المنشود في المؤسسة، ولإضافة المزيد من القيمة إلى عمليات وأنظمة الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والحوكمة.